Компания UTG Express: нетиповой переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП»

О заказчике

UTG Express - логистическая компания, работающая на авиационном рынке уже более 10 лет и являющаяся Генеральным агентом по продаже грузовых перевозок для ряда крупнейших российских и иностранных авиакомпаний, среди которых UTair, Belavia, Etihad Airways (Etihad Cargo), Thai Airways (Thai Cargo), Vietnam Airlines Cargo и др.

Непосредственный доступ сотрудников UTG Express к обслуживанию рейсов авиакомпаний - партнеров гарантирует тщательный контроль процессов погрузки и отправки корреспонденции и грузов клиентов. UTG Express предлагает услугу доставки грузов прямо до двери получателя в городах России.
Маршрутная сеть UTG Express включает более 45 городов России и 60 по всему миру. Клиенты могут воспользоваться 69 пунктами приема-выдачи корреспонденции по всей России.

Задача

Практически с момента своего основания для автоматизации внутренних процессов в UTG Express использовались программные решения 1С, включая 1С:Управление торговлей, Бухгалтерия, Зарплата и Управление персоналом. На момент начала проекта зарплатный и кадровый учёт в компании вёлся в нетиповой, значительно доработанной с учётом особенностей компании версии ЗУП 2.5 ПРОФ.

После объявления фирмы 1С о завершении поддержки этой версии продукта перед компанией встал вопрос о поиске нового способа сдачи регламентированной отчетности, а также ведения управленческого и зарплатного учёта. Среди возможных вариантов решения проблемы были: использование внешних систем, таких как Контур.Экстерн, куда выгружается отчётность, сформированная в текущей базе ЗУП; переход на корпоративную версию ЗУП 2.5 или на последнюю редакцию ЗУП 3.1.

Уникальность проекта

• необходимость переноса всего объема данных с момента основания компании, с 2008 года до начала проекта;
• нужно было учесть предыдущий переезд с ЗУП 7 на ЗУП 8 (2.5), произведённый с ошибками;
• специфика работы компании предусматривает объёмный документооборот, при этом типовой механизм переноса в ЗУП не позволяет осуществить перенос документов целиком, только регистрами накоплений. Клиента такой вариант не устраивал,поэтому нами был разработан механизм полного переноса данных, включая необходимые заказчику документы.
• текущая система заказчика включала в себя большой объем доработок в различных блоках и синхронизировалась с другими корпоративными системами.

Решение

Специалистами Genzis было проведено исследование текущей версии кадрового программного обеспечения заказчика и собраны требования к новой системе. На встрече с генеральным директором и начальниками департаментов UTG Express были обсуждены возможные варианты и принято решение о внедрении корпоративной версии 3.1 с переносом данных из ЗУП 2.5.

Принимая во внимание особые требования к проекту и опираясь на системный подход, нами была проведена кропотливая работа по исследованию систем ЗУП 2.5 и 3.1, разработан поэтапный план внедрения и миграции данных:

1. Мы полностью исследовали систему на уровне архитектуры:
• сопоставили более 500 объектов в одной и другой системах;
• выявили узкие места;
• составили алгоритм переноса и тестирования данных.
2. Реализовали «с нуля» механизм правил переноса, где данные переносятся не остатками, а реальными документами.
3. Разработали уникальную систему учета переноса по объектам систем.
4. Осуществили полный перенос всех документов, справочников, регистров сведений, регистров накопления, специфических реквизитов.
5. Адаптировали доработанные блоки системы ЗУП 2.5 под новую редакцию ЗУП.
6. Провели интеграцию новой системы с другим программным обеспечением заказчика, в том числе с Бухгалтерией 2.0 и корпоративной системой учёта рабочего времени сотрудников

При реализации проекта со стороны заказчика были назначены ответственные сотрудники, отвечающие за конкретные блоки системы (кадровый, зарплатный, обучение и т.д.), их тестирование со стороны клиента и приемку готового функционала. В рамках каждого этапа внедрения проводилось несколько встреч с начальниками департаментов и генеральным директором для координации работы проектных менеджеров с обеих сторон и уточнения текущего статуса. После сдачи в эксплуатацию всех блоков системы в компании был введен параллельный учёт, во время которого кадровые службы отслеживали возможные отклонения в работе новой системы.

Внедрение ЗУП 3.1 КОРП позволило автоматизировать различные механизмы управления организацией, такие как обучение персонала и охрана труда, а полноценный перенос документов и регистров обеспечил сохранность кадровой истории, которая необходима для корпоративного учёта сотрудников в части безопасности.